C Recopilación de información de la organización.

La recopilación de datos es el proceso de recopilar y medir información sobre variables específicas en un sistema establecido, que luego permite responder preguntas relevantes y evaluar resultados. La recopilación de datos es un componente de la investigación en todos los campos de estudio, incluidas las ciencias físicas y sociales, las humanidades2​ y los negocios. Si bien los métodos varían según la disciplina, el énfasis en garantizar una recolección precisa y honesta sigue siendo el mismo. El objetivo de toda la recopilación de datos es capturar evidencia de calidad que permita que el análisis conduzca a la formulación de respuestas convincentes y creíbles a las preguntas que se han planteado.

·         Objetivos corporativos.

1. Permiten especificar los propósitos de la organización e identificar los aspectos quenecesariamente se deben controlar y tomar en cuenta para que se puedan lograr‚ lasmetas, con el fin de colaborar al cumplimiento de la misión de la institución.

2. Los objetivos corporativos son los resultados globales que una organización esperaalcanzar en el desarrollo y operacionalización concreta de su misión y visión.

3. Por ser globales, estos objetivos deben cubrir e involucrar a toda la organización, por ello,deben tenerse en cuenta todas las áreas que integran a la empresa.

4. Dado su carácter macro, deben ser definidos dentro de la planeación corporativa y servirasí de marco de referencia de los objetivos funcionales.

5. Los objetivos corporativos; ya sean a corto, mediano o largo plazo deben ser medibles ycon posibilidad de evaluación, es decir, que debe ser posible aplicarles una auditoriamediante indicadores globales de gestión.

6. Los objetivos, dan dirección y señalan el camino.

·         Organigramas.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

 

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

 

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

 

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.

·         Manuales de procesos.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

 

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

 

·         Tratamiento de No Conformidades

·         Auditoría Interna

·         Sistema de Mejora

·         Control de la documentación.